A mai kor modern fehérgalléros munkaköreihez van két fontos készség, amit szerintem mindenkinek tudnia kell területtől függetlenül. Az egyik a tíz ujjas gépelés a másik a word használata. Ez utóbbit mindenki látszólag tudja használni, de én azt tapasztaltam, hogy meglepően sokan tényleg nem jutottak túl még a word 6.0 képességein sem, és sok alapvető funkciót nem ismernek. Ezekből gyűjtögettem itt párat.
Stílust mindenhová
Van betű és bekezdés stílus. Az előbbit igazából nem szoktam használni, de az utóbbit mindig. A bekezdés stílusnak is be lehet állítani a betű stílusát, tehát felülről kompatibilis. Az én ökölszabályom, hogy ha ugyanúgy kell több bekezdést megformázni, akkor csinálok rá stílust. Ha globális a szöveg alapstílusát kell megváltoztatni (mert mondjuk Arial helyett a céges szabvány a Times New), akkor a normál stílus betűtípusát kell beállítani.
Tartalomjegyzék magától
Tartalomjegyzéket a word tud generálni, nem kell kézzel megszerkeszteni. Most sokan kérdőn néznek tudom, de már nem egyszer előfordult velem, hogy egy megbeszélésen menet közben készítettem a jegyzőkönyvet, majd a végén kivetítettük és rácsodálkoztak, hogy van benne tartalomjegyzék, vagy megkérdezték, egy módosítás után hogyan tudom ilyen gyorsan frissíteni a tartalomjegyzékben az oldalszámot.
A lényeg, hogy a word bekezdésstílusok alapján tud generálni tartalomjegyzéket. Alapértelmezésben három szintűt csinál, a címsor1, 2, 3 stílusokból. Ha akarjuk akkor más stílusokat is bele tudunk venni a tartalomjegyzékbe. Mondjuk a mellékleteknek más számozást (és más stílust) készítünk, amit mondjuk a második szinten akarunk megmutatni. Ekkor csak annyi a dolgunk, hogy a tartalomjegyzékben a melléklet stílusa mellett beírjuk a 2-es számot.
Bővebben akár itt olvashatsz.
Változáskövetés okosan
A változások követését általában ismeri mindenki. A változások követése mindig az aktuálisan beállított felhasználói azonosítóhoz kötődik. Ez annyira úgy van, hogy ha beállítom a felhasználó nevét user1-re, majd user2-re, majd vissza user1-re, akkor ha ebben a sorrenben beírom, hogy „haha”, „hehe”, „hihi”, akkor az első és utolsó ugyanazzal a felhasználóval kerül a doksiba.
Ezt például jól lehet használni amikor egy dokumentumot véleményezésre sok embernél kell megköröztetni. Ekkor mindenki a saját változatába javít bele és küld vissza. Amikor én elkészítem az új verziót, akkor a felhasználónevek állításával meg tudom mutatni, hogy ki miatt milyen módosításokat vezettem át a dokumentumon. Így mindenki nemcsak az új verziót látja, de azt is ki tudja keresni, hogy miatta mi változott a dokumentumban.
Dokumentum változásainak megmutatása
A wordnél szabályozni lehet, hogy mit lássunk: végleges szöveget, a végleges szöveget korrektúrával, stb. Gyakori hiba, hogy a wordben a megjelenítésnél a végleges szöveg megmutatása van bekapcsolva, de a változások követése is aktív. Kaptam már úgy jegyzőkönyvet, hogy egy komplett teljesen más projekthez tartozó jegyzőkönyv törlésként ott volt a nekem küldött jegyzőkönyvben, csak nem látszott.
Én azt az alapszabályt követem, hogy a wordöt mindig a „végleges szöveg, korrektúrával” módban használom.
Bővebben erről akár itt olvashatsz.
Dokumentumok összehasonlítása és egyesítése
Gyakori, hogy egy dokumentum több verzión keresztül finomodik. Ekkor merül fel a kérdés, hogy változáskövetéssel dolgozzanak a felek, vagy nem. A változáskövetés ellen az szól, hogy ha sok minden módosul, akkor elég ronda lehet a dokumentum, meg van, hogy a word is megzavarodik. De igazából nem is biztos, hogy kell, mert a word össze tud egy korábbi változatot hasonlítani egy újjal és meg tudja mutatni mi változott. Sőt még azt is tudja, hogy a formázási változásokat hagyja figyelmen kívül.
Ez főleg szerződések véleményezésénél hasznos, ahol ugye nem mindegy mi kerül be vagy ki a szerződésből. Már belefutottunk olyanba, hogy a partner az új változatban a korábbihoz képest változások követésével és anélkül is csinált módosításokat. Mondanom sem kell a változáskövetés kikapcsolásával számára előnyös (számunkra meg nem) módosításokat végzett. Ezeket mi azért vettük észre, mert az ilyen dokumentumok esetén rutinszerűen az általunk kiküldött változattal az újonnan kapottat összehasonlítjuk.
Alapelv, hogy dokumentumot ne fogadj el csak akkor ha tudod hol és mi változott. Ezért vagy mi vezetjük a változásokat át kézzel, vagy ellenőrizzük a változásokat mielőtt a legfrissebbként elfogadjuk.
Bővebben erről akár itt olvashatsz.
Ti miket használtok még a wordben?
-- Tiborcz József
